Аудит сохранности и учета материалов
1. Цель и задачи, источники информации, используемые при проверке
2. Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность материалов. Инвентаризация.
3. Проверка операций по движению материалов
4. Проверка использования сырья и материалов в производстве
5. Типичные ошибки
1. Цель и задачи, источники информации, используемые при проверке
Целью аудита материалов является формирование мнения о достоверности показателей отчетности по статьям «Запасы» и о соответствии применяемой в организации методики учета и налогообложения, действующим в РФ нормативным документам.
При проверке аудитор исходит из следующих предпосылок:
существование - материалы имеются на дату составления баланса;
полнота - операции, которые должны быть отражены на счетах учета материалов, действительно в них представлены;
права и обязательства - организация является собственником всех материалов, т.е. на них имеются имущественные права, а суммы, отраженные как задолженность, являются обязательствами;
оценка стоимости - все материалы и связанные с ними обязательства оценены в соответствии с требованиями нормативных документов;
представление и раскрытие информации - принципы учета материалов выбраны и применялись правильно.
Источники информации:
приказ об учетной политике организации; первичные документы по оформлению операций, связанных с движением материалов (доверенность, приходный ордер, акт о приемке материалов, лимитно-заборная карта, требование, требование-накладная, накладная на отпуск материалов на сторону); карточка учета материалов (форма М-17); регистры синтетического учета по счетам 10, 11, 14,15, 16, 19, 60, 62, 76, 91, 94, главная книга, бухгалтерская отчетность организации; организационно-правовые документы и другие материалы (протоколы заседаний совета директоров, решения учредителей, договоры о поставке материальных ценностей, договоры о материальной ответственности, акты ревизий и аудиторских проверок, информация правоохранительных и налоговых органов).
Основные нормативные и законодательные документы:
1. Налоговый кодекс РФ, части 1 и 2.
2. Закон РФ «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996, с изменениями и дополнениями.
3. Приказ Минфина России «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, № 34н от 29.07.1998.
4. Приказ Минфина РФ «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ5/01» №44н от 09.06.2001г.
5. Приказ Минфина РФ «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006 №147н от 25.12.2007г.
6. Приказ Минфина РФ «Об утверждении «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» №49 от 13.06.1995г. и другие.
2. Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность материалов. Инвентаризация
Проверка состояния складского хозяйства и сохранности материалов
На данном этапе проверки аудитор обследует склады, кладовые, цеха и другие места хранения материалов, проверяя условия их хранения (соблюдение санитарных норм, температурных режимов, влажности воздуха помещения при хранении, правильность укладки ценностей, наличие на них этикеток, наклеек и т.п.); состояние противопожарной безопасности (закрепление ответственных лиц, обеспечение необходимым инвентарем, средствами защиты от огня и т.п.); оснащенность складов необходимым оборудованием, техникой, приборами и правильность их эксплуатации (погрузочно-разгрузочными механизмами, холодильниками, весовыми и измерительными приборами и др.); состояние охраны складских помещений (укрепление дверей, наличие решеток на окнах, неисправность сигнализационных устройств, регистрация в особом журнале сдачи объектов и их приемки и др.).
Неудовлетворительная организация складского хозяйства свидетельствует о низком уровне внутреннего контроля за сохранностью материалов.
В ходе обследования особое внимание уделяется проверки организации материальной ответственности работников, связанных с приемкой, хранением и отпуском материальных ценностей. Одним из условий обеспечения сохранности материальных ценностей является разработка и вручение материально ответственным лицам стандартов или должностных инструкций, в которых определены обязанности и права работников, распорядок их работы, порядок приемки и выдачи ценностей, их документального оформления, ведения учета на складах в натуральных измерителях, сроки предоставления отчетов в бухгалтерию и др.
При осмотре мест хранения материальных ценностей по имеющимся у материально ответствующих лиц документам проверяется, своевременно ли они оформляют приемку и отпуск ценностей и делают записи в книге или карточке складского учета.
Аудит материалов можно разделить на:
- проверку фактического наличия, которая осуществляется с помощью инвентаризации;
- проверку правильности оценки ценностей в учете и отчетности.
По результатам проверки сохранности материалов с учетом данных проведенного теста оценки СВК аудитор должен принять решение, необходимо ли проведение инвентаризации (выборочной или сплошной) или достаточно изучить правильность оформления документов, составляемых при инвентаризации (актов инвентаризации, сличительных ведомостей, приказов).
Если в ходе тестирования аудитор определяет отсутствие фактического контроля за движением материалов, то он должен принять решение о проведении инвентаризации.
Аудиторские процедуры в соответствии с нормами аудита подразделяются на осуществляемые до инвентаризации, во время инвентаризации и после (таблица 2):
Таблица 2
Основные процедуры аудита при проведении инвентаризации материалов
№ п.п. Название процедур Изучаемые вопросы
1. До инвентаризации: Разрабатывается план с руководством организации Необходимо:
установить, по всем ли материально-ответственным лицам и в какое время проводились последние инвентаризации, не числятся ли за уволенными лицами материалы;
проверить документы инвентаризаций за прошлый год и проанализировать изменения в запасах;
обсудить с администрацией вопросы проведения инвентаризации;
ознакомиться с номенклатурой и объемами материалов;
выявить дорогостоящие объекты и оценить методы их учета;
проанализировать СВК, хранение и документирования движения материалов.
2. Во время инвентаризации Аудитор должен удостовериться в правильности всех проводимых процедур:
проводить контрольные проверки;
изучить правильность отражения запасов, принадлежащих третьим лицам;
установить достоверность определения остатков материалов;
исследовать подлинность документов, отражающих движение материалов.
3. После инвентаризации Аудитор проверяет инвентаризационные описи и сличительные ведомости и обращает внимание на возможные признаки, свидетельствующие о сокрытии недостач:
неоговоренные исправления цен, количества и сумм отдельных материалов в инвентаризационных описях;
подчистке записей;
неправильном подсчете количества единиц запасов по страницам;
приписки отдельных позиций материалов в конце описи.
Для выявления нарушений, вскрываемых при проведении инвентаризации, проводят следующие контрольные процедуры:
1) сопоставляют количество материалов с указанной в описи тарой, занятой под ними;
2) применяют приемы встречных проверок, взаимного контроля, либо контрольного сличения;
3) выборочно проверяют правильность таксировки и подсчета итогов;
4) сопоставляют записи об остатках материалов в инвентаризационных описях на начало и конец учетного периода.
Аудитору необходимо проверить правильность списания выявленных недостач и излишков материалов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а также принятые меры к виновным в случае недостач, порчи или хищений ценностей.
На данном этапе аудитору необходимо проверить правильность отражения стоимости материалов на конец года в бухгалтерском балансе. При этом следует иметь в виду, что согласно п. 25 ПБУ 5/01 «Учет МПЗ», п. 20 Методических указаний по учету МПЗ, материалы, которые морально устарели, полностью или частично потеряли свое первоначальное качество, либо текущая рыночная стоимость, стоимость продажи которых снизилась, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей. Аудитору необходимо проверить правильность формирования указанного резерва за счет финансовых результатов организации (в составе прочих расходов), а также правильность отражения на счетах бухгалтерского учета указанных операций. При этом аудитору следует исходить из того, что согласно ПБУ 21/2008 «Изменения оценочных значений» (Приказ Минфина РФ №106н от 06.10.08г) создание резерва под снижение стоимости МПЗ не является элементом учетной политики. Это оценочное значение для корректировки стоимости актива при составлении бухгалтерской отчетности.
3. Проверка операций по движению материалов
1. Проверка правильности организации учета движения материалов.
Аудитору необходимо ознакомиться с учетной политикой предприятия в части учета движения материалов:
• применяемая форма бухгалтерского учета;
• отражение на счетах процесса приобретения (заготовления) материалов;
• оценка материалов в аналитическом учете;
• способ оценки материалов, списываемых на затраты производства.
2. Установить соответствие остатков по счету 10 «Материалы», отраженному в главной книге, аналогичным данным аналитического учета и отчетности (журнал-ордер по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и журнал-ордер по счету 10 «Материалы»).
Если сальдо не тождественны, то необходимо выяснить причину у лица, ответственного за данный участок учета. При этом необходимо проанализировать, привело ли существующее нарушение в бухгалтерском учете к завышению или занижению налогооблагаемой базы и сделать соответствующий перерасчет.
3. Проверить соответствие применяемых на предприятии форм первичной учетной документации унифицированным формам.
Если в документах по движению материалов не достает необходимых для учета реквизитов, то каждый документ необходимо рассмотреть в индивидуальном порядке на предмет принятия к бухгалтерскому учету.
4. Проверка правильности классификации материалов в зависимости от отрасли для установления номенклатурных номеров, а также правильность классификации по экономическому содержанию, назначению и структуре.
5. Проверка обоснованности операций по поступлению материалов.
Аудиторы проводят проверку на основе договоров с поставщиками и сопроводительных документов – товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, спецификаций, упаковочных ярлыков, качественных удостоверений, приемных квитанций и других в зависимости от груза, его упаковки и способа доставки.
Общим способом проверки приходных операций на складе являются сопоставление приходных документов склада с сопроводительными документами поставщиков или документами на приобретение материалов в розничной торговле за наличный счет.
6. Проверка полноты и своевременности оприходования материалов на склад.
Аудитор обращает внимание на реальность кредиторской задолженности поставщикам с целью выявить неучтенные счета поставщиков. При этом может быть применен прием прослеживания. Для этого он сверяет записи в регистрах бухгалтерского учета с данными предъявленных счетов, договоров, денежных документов об оплате поставщикам. Таким образом, аудитор может определить, все ли операции учтены, и рекомендовать дополнить информацию, полученную в ходе прослеживания.
При проверке полноты оприходования материалов внутренние документы сверяют с сопроводительными документами поставщиков. Аудитор изучает правильность составления актов на расхождение в количестве и качестве поступивших материальных ценностей и своевременность предъявления претензий к поставщикам или транспортной организации.
7. Проверка правильности оценки материалов при поступлении.
Правильность оценки материалов находится в зависимости от учетной политики и ведения аналитических и синтетических счетов. Поэтому, аудитор должен проверить, ведется ли на счете 10 «Материалы» в разрезе субсчетов (сырье и материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали, топливо и другие однородные группы) и по каждому наименованию материалов в зависимости от их потребительских признаков (сорта, марки, кондиции и других признаков), присваивают ли материалам номенклатурные номера в зависимости от их потребительских признаков и указываются ли они в первичных документах и складском учете.
Если учет материалов осуществляется по учетным ценам, аудитор дополнительно проверяет, правильно ли подсчитано отклонение в стоимости материалов и произведено ли списание со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в дебет счета 10 «Материалы» по учетной стоимости и дебет счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» на разницу между фактической себестоимостью и учетной стоимостью.
Затем аудитор приступает к проверке совершенных операций по первичным документам, на основании которых отражены в учете покупная стоимость материалов и транспортно-заготовительные расходы по их приобретению.
Транспортные расходы обычно занимают большой удельный вес в составе себестоимости материалов. При проверке документов, по которым оплачены или начислены такие расходы, аудитор устанавливает, предусмотрены ли они договором и не превышают ли действующих тарифов на перевозку грузов, а также выясняет, правильно ли они присоединены к тем группам и отдельным наименованиям ценностей, за которые произведена или начислена оплата. При перевозках материалов автотранспортными хозяйствами аудитор выясняет, действительно ли такие услуги были оказаны, не было ли приписок объемов выполненных работ, проверяет соблюдение тарифов, правильно ли проставлен пробег транспорта, часы под погрузкой и выгрузкой, не связаны ли услуги с коммерческими или другими расходами и правильно ли они присоединены к стоимости соответствующих ценностей, или не присоединены вообще.
Установить применяемые, согласно учетной политике, способы списания материалов. Фактическую себестоимость материальных ресурсов, списываемых в производство разрешено калькулировать одним из следующих способов: по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (способ ФИФО), по себестоимости каждой единицы. Аудитору следует убедиться в неизменности применения в течение года выбранных способов оценки по отношению к конкретным видам запасов; проверить правильность их применения, а также обоснованность и полезность для управления.
8. Проверка правильности отражения на счетах бухгалтерского учета поступления материалов.
Аудитором сопоставляется корреспонденция счетов, отраженная в регистрах бухгалтерского учета организации с данными типовой корреспонденции счетов.
9. Проверка правильности учета и принятия к зачету НДС по приобретаемым материалам.
Аудитору следует проверить правомерность принятия к вычету НДС из бюджета по приобретенным материалам. Для принятия НДС к вычету необходимо соблюдение трех условий (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
1. Товары (работы, услуги), имущественные права приобретены для операций, облагаемых НДС .
2. Товары (работы, услуги), имущественные права оприходованы (приняты к учету).
3. Имеются надлежаще оформленный счет-фактура поставщика и соответствующие первичные документы.
10. Проверка операций по продаже материалов
При реализации материалов на сторону необходимо убедиться в целесообразности данной операции, правильности оформления всех необходимых документов (договоров, доверенностей, накладных на отпуск материалов на сторону, товарно-транспортных накладных, других первичных документов (в частности проверить, выделен ли в них отдельной строкой НДС)). Кроме того, необходимо убедиться в правильности отражении на счетах бухгалтерского учета операций по реализации материалов.
4. Проверка использования сырья и материалов в производстве.
Для проведения проверки использования материалов на производственные цели, необходимо ознакомиться с особенностями технологического процесса и с порядком передачи ценностей со склада в производство, поскольку при его нарушении возникают многие недостатки и даже злоупотребления.
1. Необходимо оценить правильность оформления первичных документов при отпуске сырья и материалов в производство (лимитно-заборные карты, требования, накладные на внутреннее перемещение) с формальной и арифметической точки зрения.
2. Необходимо установить, не списываются ли материалы на затраты производства без предварительного оформления по ним первичных документов.
Для этого проводится выборочная проверка наличия накладных-требований, на основе которых осуществляется отпуск материалов в производство и сделаны записи в оборотно-сальдовых ведомостях по складам.
3. Исходя из учетной политики, определить какой метод списания применяется на предприятии.
Проверить обоснованность и полезность используемого метода в целях повышения эффективности деятельности организации, а также правильность применения в течение отчетного периода одного из методов оценки по каждому виду или группе материалов. С этой целью может проводиться выборочная арифметическая проверка расчета стоимости материалов, отпущенных в производство.
4. На основании лимитно-заборных карт, требований необходимо проверить расход материалов, обоснованность норм и отклонений от них.
5. Необходимо убедиться в отсутствии возможности создания излишков на предприятии, которые чаще всего образуются в результате:
применения завышенных норм расхода;
списание материалов по норме, а не по фактическому расходу;
сокрытия, экономии материалов, нарушения производственных рецептур, необоснованного составления актов при приемке и транспортировке;
отсутствия контроля за отходами и потерями.
Наличие возможных фактов выработки из излишков сырья и материалов неучтенной продукции может быть установлено с помощью осуществления следующих процедур:
a. контрольный запуск сырья и материалов в производство с участием специалистов;
b. анализ движения сырья и материалов в хронологическом порядке (по дням) и по качественным показателям;
c. составление альтернативного баланса: сопоставление расхода материалов и выпуска продукции;
d. сравнение количества тары, списанной на упаковку продукции, с действительной потребностью в ней.
6. Проверка правильности распределения ТЗР или отклонений от принятых на предприятии учетных цен между отнесенными на затраты материалами и их остатками на складах.
7. Сверка данных документов на списание материалов с данными соответствующих регистров (производственных отчетов, журнала-ордера по счету 10 «Материалы»).
8. Проверить правильность корреспонденции счетов по списанию материалов со склада, расходу на производственные нужды организации.
5. Типичные ошибки
1. несоответствие сальдо на конец месяца в журнале-ордере по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и главной книге;
2. отсутствие первичных документов, на основании которых производятся записи на счетах бухгалтерского учета;
3. не заключены договоры о материальной ответственности с лицами, ответственными за приемку, хранение и отпуск материалов;
4. первичные документы на поступление материалов на склад не содержат обязательных реквизитов;
5. хищение ценностей в результате действий сотрудников организаций или недостаточного контроля за их сохранностью;
6. включение в данные инвентаризации излишних, а также частично или полностью потерявших свои свойства ценности, которые были списаны в предшествующие периоды;
7. не ведется аналитический учет движения материалов в бухгалтерии;
8. нерегулярно проводится сверка данных по движению материалов на складах и в бухгалтерии;
9. на складах храниться большое количество неиспользуемых МПЗ;
10. неверно ведется учет НДС по поступившим материалам.
Похожие рефераты:
